Confidentialité et données personnelles

1. Qui contacter ?

Camille Arnaud, entrepreneur individuel exerçant sous le nom Prestalibre, est responsable des traitements liés aux demandes commerciales, à l’administration du service et à sa sécurité. Adresse : 10 rue de la Pierre, 26400 Crest. E-mail : [email protected]. Téléphone : 07 69 99 82 76.

Pour les contenus et usages décidés par une collectivité, celle-ci détermine les finalités et la base juridique de ses traitements. Lorsque l’éditeur agit pour son compte, les instructions, les responsabilités et le sort des données doivent être précisés dans l’annexe de sous-traitance du contrat. Vous pouvez également contacter la collectivité concernée ou son délégué à la protection des données.

2. Quelles données et pour quoi faire ?

Demandes d’accès, devis et support

Le formulaire recueille votre nom, votre commune ou collectivité, votre e-mail et, si vous les renseignez, votre fonction et votre message. Les champs obligatoires servent à traiter et à vous répondre ; sans eux, la demande ne peut pas être enregistrée. Évitez toute information sensible dans le message.

Ces échanges servent à répondre aux demandes et à gérer la relation avec la collectivité. Ils reposent sur l’intérêt légitime de l’éditeur à gérer ses relations professionnelles ; les mesures précontractuelles ou le contrat s’appliquent lorsque la personne est elle-même partie au contrat. Les pièces de facturation sont traitées pour satisfaire aux obligations légales.

Comptes et sécurité

Le service utilise les identifiants de compte, mots de passe hachés, rôles, communes autorisées et, le cas échéant, clés d’accès API. Il journalise notamment l’identifiant connecté, le rôle, l’adresse IP, la date, l’action et le chemin de la page consultée. Les journaux du serveur peuvent aussi contenir des informations sur le navigateur et la requête.

Ces traitements servent à gérer les habilitations, prévenir les abus et diagnostiquer les incidents, sur le fondement de l’intérêt légitime à sécuriser et administrer le service. L’administration présente les 30 dernières entrées du journal utilisateur ; cette limite d’affichage ne constitue pas une suppression des entrées précédentes.

Aperçus publics et suivi commercial

Les visites des aperçus peuvent enregistrer l’adresse IP, la date, la commune consultée, les informations du navigateur et la page d’origine. Elles servent au suivi de l’intérêt porté au service et à la prospection professionnelle, sur le fondement de l’intérêt légitime de l’éditeur. L’adresse IP est une donnée personnelle ; elle n’identifie pas avec certitude une personne ou une collectivité. Vous pouvez vous opposer à ce suivi en contactant l’éditeur.

Contacts de mairies et campagnes de communication

L’administration peut collecter les coordonnées professionnelles publiées dans l’annuaire Service-public / DILA : commune, code INSEE, département, e-mail, source et date. Elle peut aussi enregistrer un contact et la référence de son accord explicite. Ces informations servent à préparer les communications professionnelles de Prestalibre sur l’Observatoire. La collecte et la tenue de l’annuaire reposent sur l’intérêt légitime à gérer les relations professionnelles ; l’envoi tient compte de l’accord enregistré ou des conditions applicables aux coordonnées professionnelles, ainsi que des règles du prestataire d’envoi. La publication d’une adresse ne vaut pas consentement.

Les administrateurs de Prestalibre accèdent aux contacts, aux modèles, aux destinataires des campagnes et à l’historique des actions. Le mode choisi pour chaque campagne détermine son acheminement : serveur mail autonome du VPS hébergé chez LWS, ou Brevo. En mode Brevo, ce prestataire reçoit les adresses sélectionnées et le contenu du message ; ses résultats disponibles incluent la livraison, les rejets, les plaintes, les désinscriptions et les statistiques d’ouverture et de clic selon ses réglages. En mode autonome, le module n’ajoute aucun suivi d’ouverture ou de clic ; la remise au serveur local ne prouve pas la réception. Les liens de désinscription utilisent un identifiant aléatoire et retirent l’adresse des futures campagnes. Un registre par adresse conserve le message de référence, la campagne, le mode, les dates et l’état de transmission pour éviter les doubles envois. Les traces anciennes sont rapprochées sans supposer que leur contenu ou leur réception sont connus. Un accord pour recevoir des communications ne vaut pas accord pour un suivi individuel des ouvertures ; ses réglages doivent être vérifiés avant l’envoi.

Le lien de désinscription de chaque campagne permet de s’opposer aux nouveaux envois. Vous pouvez également écrire à [email protected]. Les oppositions sont conservées séparément pour éviter une réinscription lors d’une nouvelle collecte. Les coordonnées, preuves, campagnes et événements de ce nouvel espace restent soumis à la politique de conservation et aux demandes d’exercice des droits ; leur purge automatique reste à mettre en œuvre et n’est pas certifiée ici.

Contributions et espaces de travail

Le dépôt d’une contribution conserve le texte, la commune, la date et le statut de modération, ainsi qu’une empreinte calculée à partir de l’adresse IP et du jour pour limiter les abus. Cette empreinte ne rend pas le texte anonyme. Ne mentionnez pas de personne identifiable. Les messages sont traités pour permettre leur examen ; le dispositif de limitation poursuit un intérêt légitime de sécurité.

Les fiches personnelles, dossiers partagés et documents locaux conservent les saisies, fichiers, métadonnées et traces d’auteur nécessaires au travail. Les dossiers partagés comportent un historique. Les contenus restent accessibles selon les habilitations ; les règles de dépôt interdisent les documents personnels ou confidentiels dans la recherche documentaire. Les téléphones et e-mails génériques publics d’organismes peuvent être conservés après une déclaration explicite au dépôt ; cette déclaration est conservée avec les métadonnées du document. Elle ne constitue pas une vérification automatique de leur caractère public. La relecture et l’activation du document restent nécessaires avant son utilisation par l’assistant.

Données publiques réutilisées

Les modules utilisent des sources institutionnelles et contributives. Certaines données détaillées d’annuaires peuvent concerner des personnes physiques exerçant une activité professionnelle. Leur caractère public ne supprime pas les droits des personnes. Les références de chaque module permettent d’identifier les sources, dates et limites. Contactez l’éditeur en précisant la page et la donnée concernées pour demander leur examen.

3. Destinataires et services externes

L’éditeur et les personnes habilitées de la collectivité accèdent aux informations nécessaires à leurs fonctions. Les prestataires suivants interviennent selon l’usage du service :

• LWS : hébergement du serveur et des données qui y sont enregistrées.
• Cloudflare : intermédiaire de diffusion et de protection du site, recevant les informations techniques des requêtes, notamment l’adresse IP.
• Brevo : transmission des e-mails issus du formulaire de contact et gestion des campagnes utilisant le mode Brevo, des adresses sélectionnées, des livraisons et des oppositions.
• Mistral AI : traitement des questions envoyées à l’assistant et du contexte sélectionné, pouvant inclure des extraits de documents locaux activés. Ne saisissez aucune donnée personnelle ou confidentielle dans ces questions. Les dossiers de travail partagés et fiches personnelles ne sont pas intégrés au contexte de l’assistant communal.
• Fournisseurs de cartes et ressources externes : selon la page, le navigateur contacte notamment CARTO ou OpenStreetMap pour afficher les fonds de carte ; ces services reçoivent les informations techniques de connexion, dont l’adresse IP.

Les données ne sont pas vendues. Le recours à ces prestataires implique néanmoins des transmissions : le service ne garantit pas que toutes les opérations restent sur le VPS. Les lieux de traitement, sous-traitants ultérieurs et garanties de transfert hors de l’Espace économique européen doivent être documentés dans les accords applicables ; leur revue contractuelle reste à finaliser. Aucune garantie d’absence de transfert ou de conservation par un prestataire n’est annoncée ici.

4. Conservation et suppression

Les comptes sont utiles pendant l’habilitation de leurs titulaires. Les contenus communaux sont conservés pour le travail de la collectivité, selon ses instructions et les obligations d’archivage applicables. La fermeture d’un compte ne supprime pas automatiquement les dossiers collectifs, leur historique ou les sauvegardes.

Les règles de conservation retenues le 6 octobre 2026 sont les suivantes :

• Demandes sans contrat : 3 ans à compter du dernier échange avec la personne concernée. Une relance sans réponse de l’éditeur ne prolonge pas ce délai.
• Journaux d’accès et de sécurité : 6 mois à compter de l’événement.
• Visites des aperçus commerciaux : 12 mois à compter de la visite.
• Contenus de la collectivité en fin de contrat : restitution organisée sous 30 jours, puis suppression des copies actives au plus tard 90 jours après la fin du contrat, selon les instructions de la collectivité et ses obligations d’archivage.
• Copies de sauvegarde : conservation maximale de 90 jours à compter de leur création ; après suppression en base active, les copies résiduelles disparaissent à leur échéance, au plus tard sous 90 jours.

Une obligation légale ou la conservation de preuves pour un litige peut justifier une conservation séparée et limitée des seules informations nécessaires. Les factures et pièces comptables relèvent de leurs délais légaux ; elles ne sont pas effacées comme de simples demandes commerciales. Les instructions propres aux contributions et aux archives de la collectivité sont précisées avec elle.

Mise en œuvre : ces durées fixent la politique à appliquer. La purge de l’ensemble des historiques et sauvegardes reste à contrôler ; la présente mise à jour ne certifie pas leur effacement effectif. Vous pouvez demander l’examen ou l’effacement de vos données en contactant l’éditeur.

5. Cookies et stockage du navigateur

Un cookie de session permet la connexion et la protection des formulaires. Les accès authentifiés expirent après deux heures d’inactivité ou douze heures depuis la connexion. Des préférences d’interface et des brouillons peuvent être enregistrés dans le stockage local du navigateur ; ils peuvent être effacés depuis ses paramètres.

Le bouton qui ferme la notice des aperçus mémorise seulement sa fermeture. Il n’arrête pas la journalisation des visites et ne vaut pas consentement à un autre traitement.

6. Vos droits

Selon le traitement et les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement et, lorsqu’elle s’applique, leur portabilité. Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime ; l’opposition à la prospection commerciale peut être exercée à tout moment. Si un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré.

Adressez votre demande à [email protected], en précisant le compte ou la page concernés. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire en cas de doute ; n’envoyez pas spontanément de pièce d’identité.

Une réponse est apportée en principe dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de complexité ou de demandes nombreuses, avec information dans le premier mois. Vous pouvez également saisir la CNIL et exercer les recours prévus par la loi.